As boas práticas da criação de uma política de frotas
Principais erros que devem ser evitados
A elaboração de uma política de frotas é o primeiro (e talvez mais importante passo) para garantir uma gestão mais eficiente da frota empresarial da sua empresa. Nesse documento irão constar todas as regras referentes à utilização dos veículos da empresa, assim como uma divisão de responsabilidades entre gestores e condutores.
Além de deixar as regras mais claras, a criação e implementação da política de frotas tem o poder de mudar a cultura da empresa em relação a utilização dos veículos, engajando todos os funcionários em questões importantes como economia, seja ela relativa ao consumo de combustível ou manutenção, por exemplo.
Mas é muito comum, especialmente para gestores com menos experiência, cometerem alguns erros na hora de elaborar esse documento. Neste artigo, listamos alguns dos principais erros na hora de elaborar uma política de frotas para a sua empresa e como evitá-los. Confira:
1 - Falta de clareza no estabelecimento de regras:
Para evitar isso, é importante conversar com as diferentes áreas, levantando as principais dúvidas em relação à frota e onde se encontram os pontos de atenção, com tudo registrado no documento. Outro ponto importante é definir as responsabilidades em relação ao pagamento de multas e sinistros, por exemplo.
2 - Não definir quais os perfis para a utilização de determinados veículos
Dentro da política de frotas é importante definir exatamente qual tipo de funcionário está apto a utilizar um determinado tipo de veículo. Não faz sentido, por exemplo, destinar um veículo de passeio a um colaborador que tem uma atuação mais técnica ou que possa precisar transitar por regiões mais inóspitas como estradas de terra. Além de colocar em risco a sua segurança, isso terá um grande impacto no custo do combustível e na manutenção, por exemplo.
3 - Falta de atualização
A política de frotas deve ser atualizada de forma constante, sempre identificando pontos de melhoria que possam ser englobados à política. Ela também deve considerar possíveis mudanças relativas à frota da empresa como mudanças nos perfis dos veículos ou atualização de regras por parte da seguradora ou da prestadora do serviço para casos de manutenção, por exemplo. Todas essas mudanças devem ser explicadas dentro da política e divulgadas aos colaboradores.
4 - Falta de divulgação
De nada adianta ter uma política de frotas se ela não for de conhecimento de todos aqueles que são afetados por ela, especialmente dos condutores. Uma dica é realizar palestras e treinamentos ao final da elaboração da política e garantir que o condutor a receba junto ao veículo, assim como suas possíveis atualizações.
5 - Não detalhar tecnologias e sistemas utilizados pelos veículos
Outro erro comum é esquecer de detalhar quais são os recursos tecnológicos e sistemas utilizados para a gestão da frota, assim como os objetivos de cada um deles. Isso acontece especialmente em políticas mais antigas e desatualizadas.
Entre os recursos que podemos citar estão ferramentas de monitoramento, rastreamento e telemetria. Informar aos colaboradores sobre essas ferramentas e seus objetivos é uma das formas de garantir melhores resultados.
6 - Não considerar o comportamento dos condutores
O bom comportamento do condutor é um dos fatores decisivos no que diz respeito ao bom gerenciamento da frota. É importante que sua política traga de forma clara quais as expectativas e quais medidas podem ser tomadas em casos de má conduta. Também é importante manter uma relação próxima aos condutores, entendo suas observações e sugestões e oferecendo soluções que sejam vantajosas para ambas as partes.
7 - Não aplicar a política de frotas
Além de fazer a divulgação da política de frotas entre os colaboradores, é importante garantir que suas regras e requisitos estejam sendo cumpridos corretamente. Abrir exceções pode gerar problemas internos entre os demais funcionários além de questionamentos em relação ao gestor.
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