3 indicadores-chave para quem gerencia frotas de veículos

A gente sabe que a rotina de quem faz a gestão de frotas de veículos geralmente é muito apertada. Além do que já é esperado na rotina operacional -- como o preenchimento de documentos, o controle de entradas e notas fiscais --  uma das características da função é a quantidade de imprevistos.

Então, antes de entrarmos no detalhe de cada indicador, saiba que nossa proposta é apresentar questões práticas e factíveis e que podem fazer parte do seu dia a dia.

Contudo, entendemos a gestão de frotas como uma função mais estratégica do que operacional.

Isso porque que o aspecto analítico da atividade traz benefícios financeiros e táticos mais relevantes do que as atribuições operacionais, que por vezes delega o profissional apenas à função de apagar incêndios.

Por essa razão estabelecemos esse canal com você, que faz o gerenciamento de veículos da sua empresa e que compreende a relevância estratégica desta função.

Desta forma o profissional consegue equilibrar questões operacionais, garantindo mais tempo para analisar indicadores, desenvolver e colocar em prática planos de melhoria no seu fluxo de trabalho.

Caso queira saber mais sobre o assunto, procure nossos consultores.

Agora, vamos falar de indicadores?

1- Combustível: equilibre as contas e tome decisões estratégicas

Arriscamos dizer que esse está entre os principais custos passivos e que impactam no custo final do serviço/produto de sua empresa. Certo?

Por isso, tê-lo na ponta do lápis é fundamental para evitar sustos na hora de calcular a lucratividade de sua empresa.

Um passo inicial para garantir esse controle é estabelecer uma média de gasto por atendimento/produto entregue – algo já exigido pelo cálculo de frete, por exemplo.

Com esse número em mãos, além de compartilhá-lo com os departamentos Financeiro e de Marketing (que serão muito gratos por isso), é possível estabelecer metas para a economia e otimização desse custo, bem como fazer a precificação de forma mais precisa, entre outros usos.

Nesse sentido, estabeleça a variável de comparação mais interessante para sua realidade (motoristas, modelos de carros, rotas, por exemplo).

Depois, veja quais extrapolam a média de gasto por atendimento/produto e tenha clareza sobre as características dessa variável que geram esse custo extra.

Vamos a um exemplo?

Imagine que sua frota conta com 30 motoristas, que usam o mesmo modelo de veículo e revezam entre as mesmas rotas.

Desses, cinco se destacam acima da média. O próximo passo é detalhar a rotina de cada um, detectar possíveis causas desse aumento de consumo e tomar medidas para equilibrar as contas.

À médio e longo prazo, essa prática pode revelar diversas informações da operação, e pode trazer resultados nítidos no faturamento da empresa. Além de destacar a importância do gestor de frotas no resultado.

2- Multas: clareza sobre as causas e desenvolva ações para minimizar riscos

Outra dor de cabeça de quem faz a gestão de frotas é lidar com esse tipo de gasto indesejado.

Para melhorar sua noite de sono, a primeira ação que deve ser tomada é aceitar que infrações vão ocorrer e antecipar esse custo no planejamento orçamentário.  

Mas como definir esse número? Descubra quais são as infrações mais comuns, estabeleça uma média periódica e some os valores pagos dentro desse cenário.

Depois, assim como na questão de combustível, vale identificar horários, rotas, multas por motorista, por veículo e por tipo de infração.

Imagine, por exemplo, que o seu pessoal tem o péssimo hábito de estacionar em fila dupla -- resultando em uma média de cinco notificações por mês.

Antes de iniciar uma caça às bruxas, levante as situações que levaram à infração. Pode ser que grande parte das multas se concentre em vias específicas, onde as vagas na calçada são bastante concorridas. Nesse caso, que tal buscar parcerias com estacionamentos próximos?

Com o tempo, é possível diminuir as variáveis que levam às multas e, consequentemente, diminuir (ou zerar) esse custo.
 

3- Quilometragem: garanta benefícios operacionais e financeiros!

Este indicador está intimamente vinculado aos ciclos de manutenção e vida útil dos veículos.

Por isso, ao estabelecer uma média por período (diário, semanal, mensal...) é possível prever e agendar a parada dos carros na oficina e levar isso em conta na hora de montar sua agenda operacional – evitando atrasos e possíveis gargalos.

Isso permite levar o investimento no veículo em conta na hora da precificação do serviço/produto, bem como comparar o desempenho de cada modelo.

A quilometragem também é relevante para entender o desempenho do carro frente ao que, em média, gera de receita. Mesclando com dados de consumo esperado por veículo, manutenção por quilometragem, manutenção por motorista, entre outros, podem influenciar no resultado da empresa, aumentar a segurança para o seus funcionários e garantir uma atuação mais relevante do gestor de frota.

Infinitas possibilidades condicionadas ao que você tem de tempo

Essas são apenas três de uma infinidade de indicadores que você pode considerar na sua operação. Contudo, é preciso ter tempo para definir essas variáveis e desenvolver planos a partir das mesmas.

Como solução, entendemos que a terceirização de frota apresenta o melhor custo/benefício. Vamos conversar?